Se sei un commercialista, probabilmente la tua giornata inizia così: apri la posta, trovi 30 email con allegati, e cominci a scaricare, aprire, rinominare e spostare file nelle cartelle dei rispettivi clienti. Un'ora dopo, non hai ancora iniziato a lavorare davvero.
La Smart Inbox di Optlyx è stata progettata per eliminare questo problema alla radice.
Come funziona, spiegato semplice
La Smart Inbox si collega alle caselle email del tuo studio (Gmail, Outlook, PEC — qualsiasi) e monitora i messaggi in arrivo. Quando arriva un'email con allegati, succede questo:
L'AI legge l'allegato
In 2-3 secondi, il sistema analizza il documento e capisce cos'è: fattura, nota di credito, CU, F24, visura o altro.
Riconosce il cliente
Dalla partita IVA, dal codice fiscale o dal nome, associa automaticamente il documento al cliente giusto nel tuo archivio.
Archivia nella cartella corretta
Il documento viene rinominato secondo il tuo standard e spostato nella cartella del cliente su Drive, Dropbox o OneDrive.
Ti avvisa con un riepilogo
Ricevi una notifica: "Oggi ho processato 47 allegati per 23 clienti. 2 richiedono la tua attenzione."
In media, la Smart Inbox fa risparmiare 2-3 ore al giorno per collaboratore. Su uno studio di 10 persone, sono 20-30 ore al giorno risparmiate — quasi 4 stipendi a tempo pieno dedicati solo ad archiviare email.
Ma se sbaglia?
Domanda legittima. La risposta: la Smart Inbox non è mai "da sola". Ecco come gestiamo gli errori:
- Confidenza alta (>95%) — il documento viene archiviato automaticamente. Questo accade nel 90% dei casi dopo la prima settimana di apprendimento.
- Confidenza media (80-95%) — il documento viene archiviato ma contrassegnato per verifica. Lo trovi nella dashboard con un badge "da confermare".
- Confidenza bassa (<80%)< /strong> — il documento viene messo in coda per la tua revisione manuale. L'AI ti mostra cosa ha capito e ti chiede di confermare o correggere.
Ogni correzione che fai insegna all'AI. Dopo poche settimane, il sistema conosce i tuoi clienti, i tuoi formati e le tue preferenze meglio di un collaboratore appena assunto.
— Dott.ssa Giulia Bianchi, Studio associato a Roma
Cosa supporta la Smart Inbox
Tipi di email
- Gmail e Google Workspace
- Microsoft Outlook e Office 365
- PEC (posta elettronica certificata)
- Qualsiasi provider IMAP
Tipi di documenti
- Fatture elettroniche (XML FatturaPA)
- Fatture cartacee scansionate (PDF, JPG)
- Note di credito e debito
- CU (Certificazione Unica)
- F24 e deleghe di pagamento
- Visure camerali e documenti CCIAA
- Estratti conto bancari
- Contratti e documenti generici
Dove archivia
- Google Drive
- Dropbox Business
- Microsoft OneDrive
- SharePoint
Come iniziare
Attivare la Smart Inbox richiede 5 minuti:
- Collega la casella email dello studio
- Collega lo storage cloud (Drive, Dropbox, etc.)
- Fai vedere all'AI la struttura delle tue cartelle
- Lascia che impari per 2-3 giorni confermando le sue classificazioni
- Dopo una settimana, funziona in autonomia
Vuoi provarla? Prenota una demo gratuita e te la mostriamo in azione sulle tue email.
Per domande sul prodotto: product@optlyx.com
