Hai presente quando un cliente ti manda una fattura via PEC? Quello che succede dopo — scaricare l'allegato, capire di chi è, rinominarla, metterla nella cartella giusta — è lavoro che ruba tempo ogni singolo giorno.
Prisma fa esattamente questo lavoro. Ma lo fa in automatico, in pochi secondi, e senza sbagliare. In questo articolo ti spieghiamo come, passo dopo passo — come lo spiegheremmo a un collega davanti a un caffè.
Il punto di partenza: i documenti arrivano da ovunque
Uno dei problemi più grandi di uno studio è che i documenti arrivano da mille canali diversi. La PEC, la mail ordinaria, il portale dell'Agenzia delle Entrate, i clienti che portano le carte a mano o le mandano in mille modi diversi.
Prisma si collega a tutti questi canali. La PEC e le email vengono sincronizzate automaticamente: Prisma controlla la casella, scarica gli allegati e li porta dentro il sistema. Se un cliente carica un documento dal portale clienti, arriva lo stesso. E con lo Scanner AI, puoi anche fotografare un documento cartaceo con il telefono.
Immagina un imbuto. In cima entrano documenti da qualsiasi fonte — PEC, email, upload, fotocamera. In fondo esce tutto organizzato, rinominato e archiviato. Prisma è quell'imbuto.
Passo 1: L'AI "legge" il documento
Quando un documento entra in Prisma, la prima cosa che succede è che l'intelligenza artificiale lo guarda. Non nel senso metaforico — lo guarda davvero, come faresti tu.
L'AI che utilizziamo è Gemini, sviluppata da Google. È un modello "multimodale": significa che non legge solo il testo, ma vede il documento nella sua interezza — layout, tabelle, loghi, firme, timbri. Capisce la differenza tra una fattura di acquisto e una nota di credito non perché legge una parola magica, ma perché ha imparato a riconoscere la struttura di migliaia di documenti simili.
Da questa "lettura", l'AI estrae tutte le informazioni importanti: la data, l'importo, la partita IVA del fornitore, il tipo di documento (fattura, F24, visura, CU, bilancio…), eventuali scadenze.
Passo 2: Classificazione automatica
Una volta che l'AI ha capito cosa sta guardando, lo classifica. Prisma riconosce oltre 30 tipi di documenti fiscali italiani: fattura di acquisto, fattura di vendita, F24, dichiarazione IVA, CU, 730, bilancio, atto notarile, visura camerale, e molti altri.
Ma non si ferma alla classificazione. L'AI capisce anche di chi è il documento. Se la fattura è intestata a "Rossi S.r.l." e nel tuo studio hai un cliente che si chiama "Rossi S.r.l.", Prisma li collega automaticamente — usando la partita IVA, il codice fiscale o il nome dell'azienda.
È come avere un collaboratore che, guardando una fattura, sa immediatamente: (1) che tipo di documento è, (2) di quale cliente è, (3) in che cartella va. Ma lo fa in 2 secondi, non in 2 minuti.
Passo 3: Rinomina intelligente
Quanti modi diversi hai visto per nominare un file? "scan_001.pdf", "IMG_20250210.jpg", "fattura (3).pdf"… Ognuno ha il suo metodo, e spesso non c'è metodo affatto.
Prisma rinomina ogni documento secondo uno standard preciso e coerente. Per esempio, una fattura di acquisto potrebbe diventare:
2025_FatturaAcquisto_RossiSRL_€5.200,00.pdf
Anno, tipo di documento, nome del cliente, importo. Tutto leggibile a colpo d'occhio, senza aprire il file. E soprattutto: tutti i documenti dello studio seguono la stessa convenzione.
Passo 4: Archiviazione nel cloud
Ecco la parte che fa risparmiare più tempo in assoluto. Una volta classificato e rinominato, il documento viene archiviato automaticamente nella cartella giusta su Google Drive (o SharePoint, se lo usi).
L'AI analizza la struttura delle cartelle che hai già creato per ogni cliente. Se il cliente "Rossi S.r.l." ha una cartella "2025" con dentro "Fatture Acquisto", Prisma mette la fattura esattamente lì. Se la sottocartella non esiste ancora, la crea.
Risultato: a fine giornata, tutti i documenti ricevuti sono già al loro posto. Senza che nessuno abbia dovuto fare drag-and-drop o creare cartelle a mano.
Il portale clienti: basta rincorrere i documenti
Quante volte hai dovuto chiamare un cliente per chiedergli una fattura mancante? O aspettare settimane per ricevere un documento che ti serviva ieri?
Prisma include un portale dedicato ai tuoi clienti. Ogni cliente ha il suo accesso personale — con il logo del tuo studio — dove può:
- Caricare documenti — fatture, ricevute, contratti. Li trascina nella pagina e arrivano direttamente dentro Prisma, già pronti per essere analizzati dall'AI
- Vedere lo stato dei documenti — sa se il suo F24 è stato processato, se la dichiarazione è pronta, senza doverti chiamare
- Ricevere notifiche — quando hai bisogno di un documento, gli mandi una richiesta direttamente dal portale
Il portale clienti elimina il ping-pong di email e telefonate. Il cliente carica i documenti quando vuole, Prisma li processa automaticamente, e tu li trovi già classificati e archiviati. È un circolo virtuoso: meno tempo perso a rincorrere carte, più tempo per la consulenza.
Il portale è brandizzato con il tuo logo — i tuoi clienti vedono il marchio del tuo studio, non quello di Optlyx. È come avere un'app proprietaria, senza doverla sviluppare.
Lo Scanner AI: quando il documento è su carta
Non tutto arriva via email. A volte un cliente ti porta un documento cartaceo, o ti trovi in una riunione dove devi acquisire un foglio al volo.
Lo Scanner AI di Prisma trasforma il tuo smartphone in uno scanner professionale. Apri la fotocamera, inquadri il documento, e il sistema:
- Rileva i bordi automaticamente — capisce dove finisce il foglio e dove inizia il tavolo
- Corregge la prospettiva — anche se hai fotografato il foglio di sbieco, viene raddrizzato
- Lo analizza con l'AI — lo classifica, lo rinomina e lo archivia nella cartella del cliente
Tutto in pochi secondi, direttamente dal telefono. Puoi anche scansionare più pagine di seguito e creare un unico PDF multipagina.
Un cliente ti porta 5 fatture cartacee. Invece di scannerizzarle con lo scanner dell'ufficio, rinominarle una per una e trascinarle nelle cartelle giuste, le fotografi con Prisma. In 30 secondi sono tutte archiviate — classificate, rinominate e nella cartella cloud del cliente.
Il turno di notte: l'automazione che lavora mentre dormi
C'è un'altra funzione di Prisma che piace molto a chi la usa: il Night Shift.
Ogni notte, Prisma esegue una serie di operazioni automatiche:
- Sincronizza le caselle PEC e email — scarica tutto quello che è arrivato durante il giorno
- Analizza e classifica tutti i documenti ricevuti
- Rinomina e archivia ogni documento nella cartella corretta
- Prepara un report con il riepilogo di cosa è stato processato
Quando arrivi in studio la mattina, trovi tutto già fatto. La dashboard ti mostra quanti documenti sono stati processati, se ci sono scadenze importanti nei prossimi giorni, e se qualcosa richiede la tua attenzione.
E la sicurezza?
Parliamo della domanda che tutti fanno: "Ma i miei documenti sono al sicuro?"
La risposta breve è: sì, molto. Ma ecco perché:
- Tutti i documenti sono crittografati — sia quando viaggiano su Internet, sia quando sono "fermi" nei nostri server. Nessuno può leggerli tranne te.
- I dati restano in Europa — i server sono a Milano. Non in America, non in Asia. Questo è fondamentale per la conformità GDPR.
- Ogni azione è tracciata — chi ha aperto cosa, quando, da dove. Un registro completo di tutte le operazioni, per la massima trasparenza.
- Accessi protetti — ogni utente ha le sue credenziali, e puoi decidere chi può vedere cosa all'interno dello studio.
Usiamo la stessa infrastruttura cloud di Google (quella che usa Gmail, Google Drive, YouTube). La crittografia è AES-256, lo standard usato anche dalle banche. I dati sono protetti da Google Cloud, che investe miliardi ogni anno in sicurezza.
In sintesi: cosa fa Prisma per te
Ricapitoliamo il viaggio di un documento:
- Arriva — via PEC, email, upload o Scanner AI
- Viene letto dall'AI — Gemini lo analizza e ne estrae tutti i dati rilevanti
- Viene classificato — tipo di documento, cliente proprietario, anno fiscale
- Viene rinominato — secondo una convenzione chiara e coerente
- Viene archiviato — nella cartella corretta su Google Drive o SharePoint
Tutto questo succede in pochi secondi. Senza intervento umano. E funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Il risultato? Meno tempo speso a fare cose ripetitive. Più tempo per fare il lavoro che conta davvero — occuparti dei tuoi clienti.
Vuoi vedere Prisma in azione? Prenota una demo gratuita e ti mostriamo cosa può fare per il tuo studio.